Как составить письмо в налоговую о несвоевременной отправке расчета по страховым взносам за год?

Добрый день. РСВ уточненка за 3 кв  и годовая была отправлена в январе 2019 г. В результате только сегодня пришел отказ по годовому отчету. В налоговой сказали, что уточненка вовремя не села в базу, поэтому и годовой отчет не принят. Сказали опять отправить годовой  и написать письмо, о том, почему отчет отправлен не в срок. Подскажите пожалуйста как грамотно можно написать письмо, чтобы все было в порядке?